¿Cómo guardar documentos en casa de manera cómoda?

Existen muchas situaciones en las que utilizamos pólizas de seguro, certificados y diplomas. Por lo tanto, para tener los papeles necesarios a mano, las personas se ven obligadas a guardar documentos en casa. Pero, ¿cómo hacerlo correctamente para que nada se pierda o se estropee?

¿Qué documentos se deben guardar?

Cualquier persona moderna tiene una gran cantidad de papeles para todas las ocasiones. Pero no todos merecen ser conservados.

Enumeramos los documentos que debe tener en casa de forma obligatoria:

• La lista la encabezan los pasaportes y otros documentos familiares, como testamentos y certificados.
• Certificados, poderes, recibos y otros documentos relacionados con bienes inmuebles y transporte.
• Diplomas, títulos, certificados y acreditaciones que confirmen la formación académica.
• Documentos relacionados con la actividad profesional: libros de trabajo, contratos y acuerdos.
• Resultados de exámenes, pólizas médicas y tarjetas sanitarias.
• Tarjetas de garantía y recibos de electrodomésticos y muebles.
• Documentos relacionados con impuestos.

Por separado, podemos destacar los documentos electrónicos o simplemente los datos en formato digital. Por lo general, corresponden a uno de los puntos anteriores y también deben conservarse.

¿Durante cuánto tiempo se deben guardar los papeles?

Los documentos se pueden clasificar según su tiempo de conservación, que depende del período de validez de cada uno.

• Permanentes. Estos papeles deben estar siempre a mano. Incluyen certificados de matrimonio, de nacimiento, títulos que acrediten formación, datos médicos, información notarial, testamentos y certificados de pensión.
• A largo plazo. Documentos de propiedades inmobiliarias, automóviles y objetos de valor. También incluyen documentos profesionales. Aquí se pueden incluir recibos y comprobantes. Son aquellos que se conservan durante bastante tiempo y siguen siendo relevantes durante un período determinado.
• A corto plazo. Se recomienda conservar los certificados de servicios médicos, legales y educativos durante tres años. Los contratos y extractos de servicios públicos tienen el mismo plazo.
• Inútiles. Se pueden desechar de inmediato los materiales educativos o informativos innecesarios, las instrucciones de objetos ya conocidos a fondo, las hojas de cálculo y otros similares.

Por separado, se pueden mencionar los documentos opcionales que, sin embargo, tienen un gran valor para su propietario. Entre ellos se incluyen diarios personales, notas, fotografías y otros objetos conmemorativos. Por lo general, estos objetos también se conservan durante mucho tiempo.

Por lo tanto, es recomendable deshacerse de todo aquello que no se utilice en el momento actual y que no pueda ser útil en el futuro. Para mantener el orden, es necesario limpiar regularmente los «almacenes» y deshacerse de la basura acumulada, mientras se organizan los documentos realmente importantes.

Consejos para guardar los papeles necesarios

Por lo general, en la mayoría de los hogares los papeles se guardan de forma estándar.

1. Primero, los documentos se clasifican por áreas: domésticos, laborales, médicos y otros.
2. Luego se colocan en carpetas etiquetadas, que evitan confusiones con los papeles.
3. Los conjuntos resultantes se colocan en un cajón o bolsa aparte. Por cierto, para mayor comodidad, dentro del «contenedor» a menudo se hacen separadores que impiden que las carpetas se mezclen. Al mismo tiempo, hay que asegurarse de que el lugar de almacenamiento sea inaccesible para niños y animales, pero esté situado de forma cómoda para su uso.

Una buena idea es guardar por separado los documentos personales de uso frecuente. El pasaporte, el historial médico, el NIF y el certificado de pensión se colocarán cómodamente en bolsas de plástico con cierre de cremallera. Estos envases son herméticos y mantendrán el contenido en perfecto orden, evitando, por ejemplo, que se moje. Además, los documentos relacionados con la salud deben guardarse de la forma más accesible posible, para no perder tiempo si se necesitan con urgencia.

Es correcto tener siempre en casa fotocopias de los documentos importantes. Pueden darse todo tipo de situaciones, y esta reserva puede ser de gran ayuda en un imprevisto.

Los documentos especialmente importantes se pueden guardar en una caja fuerte. El mercado actual ofrece una gran variedad de almacenes, por lo que cualquier comprador podrá encontrar algo adecuado. Solo que es mejor no guardar los documentos en la caja fuerte dentro de carpetas de plástico: en caso de incendio, el material del que están hechas se derrite más rápido que el papel.

Formas no convencionales de guardar documentos

¿Le parece aburrido lo descrito? ¡No hay problema! Existen formas más interesantes y cómodas de guardar los papeles.

• • Tablero organizador. Existen muchas variantes de este dispositivo. En su forma más simple, es un panel al que se fijan los papeles con chinchetas. En versiones más complejas, el tablero puede tener pequeños cajones y soportes colgantes.

• • Minicómoda. Es exactamente igual que una cómoda normal, pero mucho más pequeña. Es muy cómoda para guardar documentos. ¡Al estar clasificados en diferentes compartimentos, nunca se perderán! Los cajones de la cómoda pueden tener diferentes tamaños: pequeños para papeles menudos, grandes para planos.

• • Cajón colgante. Simplemente una caja o cesta pequeña fijada a la pared a modo de buzón. En este artilugio, colocado en la entrada, es cómodo guardar las cartas y los recibos que se reciben.

• • Bolsillo tipo sobre. Similar a la opción anterior, pero no es una caja, sino un sobre. Se puede fijar a una mesa, nevera o armario. Permite guardar documentos temporalmente necesarios sin ocupar espacio valioso.

• • Cesta para papeles. No, no es de basura, sino especial para almacenamiento. Se coloca sobre la mesa o en el armario, y puede tener varios compartimentos. Es una forma sencilla, económica pero eficaz de guardar documentos.

• • Los papeles de uso frecuente se pueden mantener en una carpeta portafolios. Tiene un asa para transportarla. Está diseñada para que los documentos no se arruguen. Generalmente es para papeles tamaño A4. Si es necesario, para no perder tiempo buscando los documentos necesarios, simplemente puede agarrar la carpeta portafolios y salir corriendo a hacer los recados.

Usamos tecnologías digitales

Los instructivos de medicamentos, electrodomésticos y equipos de oficina ocupan mucho espacio. Es mucho más sencillo almacenarlos en formato electrónico. Para ello, debe buscar la misma información en Internet y compararla con la disponible en la fuente física para verificar que sean idénticas. Simplemente puede fotografiar los instructivos y guardarlos en una carpeta en el ordenador. Solo debe nombrar esa carpeta de manera que no se elimine accidentalmente. Es mejor hacer una copia adicional de los archivos resultantes en un dispositivo externo, como una tarjeta de memoria, o enviarlos a un almacenamiento en la nube.

Por si acaso, también se pueden escanear el resto de los documentos. Pero entonces hay que preocuparse por la seguridad del sistema electrónico frente a un posible ataque informático. A nadie le gustaría una filtración de datos personales en Internet.

Por cierto, el uso de un ordenador o teléfono móvil es útil para realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento de los documentos. Simplemente ingrese las fechas necesarias en el «calendario» para que el dispositivo electrónico le notifique cuando termine el período de vigencia de un documento en particular. Luego solo tendrá que deshacerse del papel innecesario.

Quizás la regla principal para almacenar documentos en casa sea simple: la minuciosidad y la regularidad en el trabajo con los papeles del hogar son la garantía de que el documento necesario no se perderá en el momento más importante.

No todos los documentos deben conservarse. Pero hay muchos papeles que cada uno de nosotros debe tener consigo. Deben guardarse en lugares seguros y discretos, pero de fácil acceso. Se pueden hacer copias electrónicas y físicas de los documentos; probablemente serán útiles. En cualquier caso, un almacenamiento cuidadoso y una clasificación minuciosa de los papeles ayudarán a mantenerlos en buen estado.